Как громаде подготовить бюджет и обоснование для грантового проекта цифровизации школ, больниц и коммунальных учреждений

Громада может принимать решение, что школе, больнице, ЦОАУ нужна новая компьютерная техника. Для этого необходимо обоснование, которое объясняет, какую проблему решает проект, кому принесет пользу, сколько оборудования действительно необходимо, почему выбраны такие характеристики, откуда взялась стоимость, какой результат получит громада после реализации. Качественно подготовленное обоснование грантового проекта одновременно усиливает заявку и упрощает закупку компьютерного оборудования.

С чего начать: провести аудит реальной потребности учреждения

Цифровизация громад необходима, ведь техника устарела, рабочих мест не хватает, однако прежде чем подавать грантовую заявку, стоит проверить реальное положение дел. Аудит имеющегося оборудования дает точную картину дефицита. Такой шаг формирует основу для дальнейшего обоснования проекта закупки компьютерной техники, помогает избежать приобретения лишнего или, наоборот, недостаточного оборудования.

Что нужно проанализировать перед составлением бюджета

Прежде чем закладывать бюджет проекта цифровизации, стоит провести инвентаризацию имеющейся техники. Оцените, сколько устройств уже эксплуатируется, сколько из них морально, технически устарели, какие рабочие места отсутствуют. Проанализируйте задачи, которые будут выполняться оборудованием, потребность в обновлении серверов, локальной сети, периферии, мониторов, ИБП, сетевого оборудования. Проверьте наличие лицензионного программного обеспечения, потребность в монтаже, настройке, сервисном обслуживании.

Не «20 компьютеров», а конкретная задача

Формулировка потребности при цифровизации государственных учреждений требует конкретики. Несколько примеров формулировки задачи такие:

1. Школа. При выборе компьютеров для школы нужно учесть, что для одного класса требуется 15-20 ученических мест плюс рабочее место преподавателя.
2. ЦОАУ. Выполняется обновление рабочих мест администраторов. Компьютеры для ЦОАУ должны обеспечивать стабильную работу с государственными реестрами.
3. Больница. Происходит компьютеризация рабочих мест специалистов учреждения. Компьютерная техника для больницы подбирается для работы с медицинскими информационными системами.

Каждый пример описывает задачу, которую решает оборудование, а не абстрактное количество техники. Такой подход убеждает, что запрос на грант на цифровизацию обоснован.

Как сформировать бюджет проекта цифровизации

Формирование бюджета – один из наиболее ответственных этапов подготовки грантового проекта цифровизации, ведь здесь закладывается реальная стоимость реализации замысла. Ошибка на этом шаге вызывает либо нехватку средств во время закупки, либо чрезмерные расходы без реальной пользы учреждению.

Какие расходы нужно учитывать

Бюджет цифровизации школ, больниц, коммунальных учреждений не стоит ограничивать стоимостью персональных компьютеров или ноутбуков. Основные расходы следующие:

• персональные компьютеры;
• ноутбуки;
• моноблоки;
• мониторы;
• серверное оборудование;
• сетевое оборудование;
• ИБП, средства резервного питания;
• периферийное оборудование;
• лицензионное программное обеспечение;
• доставку;
• установку, настройку;
• интеграцию техники;
• гарантийное, сервисное обслуживание.

Пропуск любого из этих пунктов способен сделать бюджет неполным, а проект невозможно будет реализовать без дополнительного финансирования.

Формула бюджета

Простая логика расчета выглядит так: количество рабочих мест, умноженное на стоимость комплекта, плюс расходы на инфраструктуру, плюс программное обеспечение, плюс внедрение и сервис. Это ориентировочный бюджет проекта цифровизации коммунальных учреждений, других бюджетных объектов.

Резерв, жизненный цикл оборудования

Оценка бюджета приобретения компьютерной техники для государственных учреждений не должна основываться только на закупочной цене. Важно учесть срок эксплуатации оборудования, гарантийные условия. Техника с коротким сроком службы требует более быстрой замены, а следовательно, увеличивает совокупную стоимость владения на протяжении нескольких лет.

Обоснование ожидаемой стоимости оборудования

Цифра бюджета не должна браться «с потолка». Постановление КМУ №710 предусматривает обоснование технических, качественных характеристик, размера бюджетного назначения, ожидаемой стоимости предмета закупки.

Источники определения стоимости

Источниками определения стоимости оборудования для учебных заведений, других государственных учреждений могут быть открытые рыночные цены, Prozorro, Prozorro Market, аналогичные завершенные закупки, коммерческие предложения производителей, поставщиков. Можно рассматривать цены оборудования с похожими характеристиками.

Важно сравнивать одинаковые комплектации

Цена ПК без операционной системы, монитора, гарантии сроком 36 месяцев не должна напрямую сравниваться с полностью готовым рабочим местом. Некорректное сравнение вызывает ошибки в расчетах, снижает доверие к заявке во время проверки.

Роль Impression Electronics в подготовке технической части проекта

Impression Electronics – украинский производитель компьютерной техники с опытом работы с государственными закупками, Prozorro. Техника нашего бренда участвует в тендерных закупках с 2016 года, мы консультируем заказчиков относительно выбора оборудования. Специалисты компании помогают:

• подобрать конфигурацию под конкретную задачу;
• сформировать перечень оборудования;
• рассчитать ориентировочный бюджет;
• предоставить технические характеристики;
• сформировать комплексное решение;
• предоставить необходимую техническую, подтверждающую документацию.

Планируете цифровизацию школы, больницы, ЦОАУ или другого государственного учреждения? Обратитесь в Impression Electronics и получите консультацию.