Етапи закупівлі комп’ютерів у системі Prozorro: від планування до отримання техніки

Комп’ютери купують школи, лікарні, ЦНАПи, міські ради, податкові, казначейські підрозділи, інші державні організації. Тому закупівля комп’ютерної техніки через Prozorro давно стала однією з найпоширеніших у державному секторі. Тендер може пройти бездоганно з погляду закону, але люди отримають системні блоки, що гальмують роботу.

Помилка в технічному завданні рідко проявляється одразу, зате потім дорого коштує:

• установа отримує техніку, яка не відповідає реальним потребам працівників;
• постачання затягується на тижні або місяці;
• виникають складнощі з гарантійним обслуговуванням, бо сервіс десь далеко чи його фактично немає.

На державних торгах дедалі частіше перемагають українські виробники. Наша компанія «Навігатор Систем» постачає установам комп’ютерне обладнання для роботи, навчання та цифровізації під брендом Impression Electronics®. Хочемо дати рекомендації, як купити комп’ютери через Prozorro так, щоб результат влаштував і бухгалтерію, і аудиторів, і тих, хто щодня сидітиме за цими ПК.

Що потрібно врахувати перед закупівлею комп’ютерної техніки через Prozorro

Державна закупівля комп’ютерів починається не з оголошення, а з чесної відповіді на питання: навіщо нам ця техніка? Без цього легко купити або занадто слабкі машини, або, навпаки, переплатити за потужність, яка ніколи не знадобиться. Досвідчені уповноважені особи витрачають на цей етап стільки ж часу, скільки на сам тендер. І це окупається.

Аналіз потреб установи

Перед оголошенням закупівлі комп’ютерів через Prozorro варто зібрати базову інформацію:

• скільки саме комп’ютерів потрібно зараз і чи буде потреба найближчим часом;
• хто користуватиметься технікою (бухгалтери, вчителі, лікарі, інженери);
• для яких завдань (звичайна офісна робота з документами та поштою, робота з графікою, кресленнями, відео, навчальні класи, серверні рішення);
• чи потрібне спеціалізоване програмне забезпечення (медичні системи, ГІС, бухгалтерські бази).

Найпростіше поговорити з IT-фахівцем установи та з керівниками відділів. Вони точно знають, де зараз «вузьке місце» і яке ПЗ встановлене. Якщо ви розглядаєте, як провести закупівлю комп’ютерної техніки, варто врахувати такі рекомендації:

Ця таблиця не догма, а відправна точка. Якщо в бухгалтерії працюють із важкою базою даних, 16 ГБ може виявитися мінімумом, а не запасом. Тому конфігурацію краще уточнювати відповідно до конкретного ПЗ та його системних вимог.

Етап 1. Планування закупівлі комп’ютерної техніки

Серед етапів закупівлі через Prozorro планування часто сприймають як формальність. Проте саме тут закладається, чи буде закупівля реалістичною. Якщо бюджет «намальований» на око, тендер може не відбутися через відсутність пропозицій у межах очікуваної вартості. А повторна процедура означає ще декілька тижнів без техніки.

Що включає етап планування

На цьому етапі замовник визначає очікувану вартість закупівлі ПК через Prozorro, формує бюджет. Далі з’ясовується джерело фінансування (місцевий чи державний бюджет, грант, міжнародна програма). Закупівля обладнання через Prozorro вноситься у реєстр.

Важливо не просто назвати суму, а розрахувати реалістичний бюджет. У ньому мають бути враховані:

• характеристики обладнання;
• гарантійне обслуговування та його термін;
• доставка, а іноді й розвантаження чи встановлення;
• можливі коливання цін, особливо на пам’ять і накопичувачі.

Для визначення очікуваної вартості зручно провести дослідження актуальних пропозицій на ринку. Це дає обґрунтовану цифру, яку легко пояснити під час перевірки.

Етап 2. Формування технічного завдання на закупівлю комп’ютерів

Технічне завдання (ТЗ) – серце тендеру на закупівлю комп’ютерів. Від нього залежить, хто зможе взяти участь, що саме ви отримаєте і чи не з’явиться скарга до АМКУ. Щоб купити комп’ютери через Prozorro, потрібно скласти ТЗ, яке має:

• чітко описувати необхідні характеристики;
• не обмежувати конкуренцію;
• відповідати реальним потребам установи.

ТЗ пишуть разом уповноважена особа, що відповідає за юридичну частину, та IT-фахівець, що відповідає за технічні питання.

Які характеристики варто зазначати

У технічному завданні потрібно вказати таке:

Продуктивність процесора зручно описувати мінімальним результатом у загальновідомому тесті або кількістю ядер і потоків. Окремо варто прописати вимоги до операційної системи та ліцензій, бо про них часто забувають.

Чому важливо уникати надмірно вузьких вимог

Розповсюдженою помилкою під час вибору комп’ютерів для державних закупівель є зазначення тільки певної моделі конкретного бренду. Значно краще сформулювати інакше: «Комп’ютер із характеристиками не нижче зазначених параметрів». Якщо вже без згадки моделі не обійтися, закон вимагає додавати «або еквівалент».

Етап 3. Вибір процедури закупівлі через Prozorro

Яку процедуру обрати, залежить передусім від очікуваної вартості та статусу замовника. Під час воєнного стану більшість закупівель відбувається за Особливостями, затвердженими постановою Кабміну № 1178. Ці правила регулярно змінюються, тому перед стартом варто звіритися з чинною редакцією. Основні варіанти порядку закупівлі комп’ютерної техніки такі:

1. Відкриті торги з особливостями. Основна процедура для закупівель, вартість яких перевищує встановлені пороги.
2. Закупівлі через Prozorro Market. Електронний каталог, де можна швидко замовити стандартну техніку у кваліфікованих постачальників (за відповідних умов і для визначених категорій товарів).
3. Закупівлі нижче порогів. Для невеликих сум можливі спрощені механізми, але й тут бажано використовувати електронну систему, щоб зберегти прозорість.

Зверніть увагу, що з 1 вересня 2026 року Кабмін оновив Особливості, зокрема вартісні межі та терміни подання пропозицій. Процес придбання комп’ютерної техніки для державних установ та конкретні пороги варто безпосередньо перевіряти у Законі України «Про публічні закупівлі».

Етап 4. Проведення тендеру та вибір постачальника комп’ютерної техніки

Коли ТЗ готове, а процедура обрана, починається найпомітніша частина – тендер. Тут важлива дисципліна: дотримання термінів, уважний розгляд документів і чітка фіксація рішень у протоколах. Будь-яка неточність може стати підставою для скарги.

Як проходить процедура

Процедура відбувається за таким алгоритмом:

1. Публікація оголошення в Prozorro.
2. Подання пропозицій учасниками.
3. Розгляд документів і перевірка відповідності ТЗ.
4. Визначення переможця.
5. Укладання договору.

Після аукціону система автоматично визначає найвигіднішу пропозицію, але перевірку відповідності проводить замовник. Якщо учасник не дотягує до вимог ТЗ, його пропозицію відхиляють, і черга переходить до наступного постачальника комп’ютерної техніки Prozorro.

На що звертати увагу під час вибору постачальника комп’ютерів

Найнижча ціна – не єдиний критерій. Варто дивитися також на:

• досвід виконання аналогічних договорів;
• наявність сервісної підтримки, бажано з сервісними центрами в Україні;
• гарантійні умови (термін, швидкість заміни, хто оплачує доставку в ремонт);
• походження техніки;
• спроможність постачати великі партії вчасно.

Частину цих вимог можна закласти у кваліфікаційні критерії або в проєкт договору. Наприклад, варто прописати термін виконання гарантійного ремонту чи підмінний фонд. Так ви отримаєте не лише вигідну ціну, а й спокій після поставки.

Етап 5. Виробництво, комплектація та постачання обладнання

Після підписання договору основна робота лягає на постачальника. Від його організації залежить, чи вкладеться він у терміни і в якому стані техніка доїде до установи. Після укладання договору постачальник:

• формує комплектацію відповідно до ТЗ;
• проводить перевірку та тестування обладнання;
• готує техніку до передачі (встановлення ОС, пакування);
• організовує доставку.

Для замовника корисно домовитися про проміжну комунікацію (дата відвантаження, номер ТТН, контактна особа).

Переваги співпраці з українським виробником техніки бренду Impression Electronics®

Impression Electronics® – власний бренд компанії «Навігатор», яка працює на ринку з 1996 року. Наша компанія пройшла шлях від постачальника настільних ПК до виробника серверів, ноутбуків, планшетів-трансформерів, інтерактивних панелей і mini-PC. У разі співпраці з нами організація має менші ризики і зрозумілу відповідальність.

Етап 6. Приймання комп’ютерної техніки після поставки

Приймання – останній, але не менш важливий етап. Підпис на видатковій накладній означає, що претензій до кількості та зовнішнього стану немає. Найкраще залучити до приймання IT-фахівця. Якщо виявили розбіжності, фіксуйте їх в акті одразу, до підписання документів.

Зверніться до фахівців «Навігатор Систем», щоб підібрати конфігурацію комп’ютерного обладнання, підготувати комерційну пропозицію для розрахунку очікуваної вартості закупівлі.