Як громаді підготувати бюджет та обґрунтування для грантового проєкту цифровізації шкіл, лікарень і комунальних установ

Громада може приймати рішення, що школі, лікарні чи ЦНАПу потрібна нова комп’ютерна техніка. Для цього потрібне обґрунтування, яке пояснює, яку проблему вирішує проєкт, кому принесе користь, скільки обладнання дійсно необхідне, чому обрано такі характеристики, звідки взялася вартість, який результат отримає громада після реалізації. Якісно підготовлене обґрунтування грантового проєкту одночасно посилює підготовлену заявку і спрощує майбутню закупівлю комп’ютерного обладнання.

З чого почати: провести аудит реальної потреби установи

Цифровізація громад необхідна, адже техніка застаріла, робочих місць бракує, проте перш ніж закладати бюджет чи подавати грантову заявку, варто зупинитися й перевірити реальний стан справ. Аудит наявного обладнання дає точну картину дефіциту. Такий крок формує основу для подальшого обґрунтування проєкту закупівлі комп’ютерної техніки, допомагає уникнути придбання зайвого чи, навпаки, недостатнього обладнання.

Що потрібно проаналізувати перед складанням бюджету

Перш ніж закладати бюджет проєкту цифровізації, варто провести інвентаризацію наявної техніки. Оцініть, скільки пристроїв уже експлуатується, скільки з них морально або технічно застаріли, які робочі місця відсутні. Проаналізуйте завдання, що виконуватимуться обладнанням, потребу в оновленні серверів, локальної мережі, периферії, моніторів, ДБЖ, мережевого обладнання. Перевірте наявність ліцензійного програмного забезпечення, потребу в монтажі, налаштуванні, сервісному обслуговуванні.

Не «20 комп’ютерів», а конкретне завдання

Формулювання потреби під час цифровізації державних установ варте конкретики. Кілька прикладів створення завдання такі:

1. Школа. У виборі комп’ютерів для школи потрібно врахувати, що для одного класу потрібно 15-20 учнівських місць плюс робоче місце викладача.
2. ЦНАП. Виконується оновлення робочих місць адміністраторів. Комп’ютери для ЦНАП повинні забезпечувати стабільну роботу з державними реєстрами.
3. Лікарня. Відбувається комп’ютеризація робочих місць фахівців закладу. Комп’ютерна техніка для лікарні підбирається задля роботи з медичними інформаційними системами.

Кожен приклад описує задачу, яку вирішує обладнання, а не абстрактну кількість техніки. Такий підхід переконує, що запит щодо гранта на цифровізацію обґрунтований.

Як сформувати бюджет проєкту цифровізації

Формування бюджету – один із найвідповідальніших етапів підготовки грантового проєкту цифровізації, адже тут закладається реальна вартість реалізації задуму. Помилка на цьому кроці спричиняє або нестачу коштів під час закупівлі, або надмірні витрати без реальної користі установі. Бюджет варто будувати на основі результатів аудиту, повного переліку витрат, обґрунтованих цін.

Які витрати потрібно враховувати

Бюджет цифровізації шкіл, лікарень, комунальних установ не варто обмежувати вартістю персональних комп’ютерів чи ноутбуків. Основні витрати наступні:

• персональні комп’ютери;
• ноутбуки;
• моноблоки;
• монітори;
• серверне обладнання;
• мережеве обладнання;
• ДБЖ, засоби резервного живлення;
• периферійне обладнання;
• ліцензійне програмне забезпечення;
• доставку;
• встановлення, налаштування;
• інтеграцію техніки;
• гарантійне, сервісне обслуговування.

Пропуск будь-якого з цих пунктів здатен зробити бюджет неповним, а проєкт неможливо буде реалізувати без додаткового фінансування.

Формула бюджету

Проста логіка розрахунку виглядає так: кількість робочих місць помножена на вартість комплекту, плюс витрати на інфраструктуру, плюс програмне забезпечення, плюс впровадження та сервіс. Це є орієнтовний бюджет проєкту цифровізації комунальних установ, інших бюджетних об’єктів.

Резерв, життєвий цикл обладнання

Оцінка бюджету придбання комп’ютерної техніки для державних установ не повинна ґрунтуватися лише на закупівельній ціні. Важливо врахувати термін експлуатації обладнання, гарантійні умови, можливість ремонту, перспективи подальшої модернізації. Техніка з коротким терміном служби потребує швидшої заміни, а отже, збільшує сукупну вартість експлуатації протягом кількох років.

Обґрунтування очікуваної вартості обладнання

Цифра бюджету не повинна братися «зі стелі». Постанова КМУ №710 передбачає обґрунтування технічних, якісних характеристик, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі. Задля визначення очікуваної вартості також існує примірна методика Мінекономіки.

Джерела визначення вартості

Джерелами визнання вартості обладнання для навчальних закладів, інших державних установ можуть бути відкриті ринкові ціни, Prozorro, Prozorro Market, аналогічні завершені закупівлі, комерційні пропозиції виробників, постачальників. Можна розглядати ціни обладнання з подібними характеристиками.

Важливо порівнювати однакові комплектації

Ціна ПК без операційної системи, монітора, гарантії строком 36 місяців не повинна напряму порівнюватися з повністю готовим робочим місцем. Некоректне порівняння спричиняє помилки у розрахунках, знижує довіру до заявки під час перевірки.

Роль Impression Electronics у підготовці технічної частини проєкту

Impression Electronics – український виробник комп’ютерної техніки з досвідом роботи з державними закупівлями, Prozorro. Техніка нашого бренду бере участь у тендерних закупівлях з 2016 року, ми консультуємо замовників щодо вибору обладнання. Спеціалісти компанії допомагають:

• підібрати конфігурацію під конкретне завдання;
• сформувати перелік обладнання;
• розрахувати орієнтовний бюджет;
• надати технічні характеристики;
• сформувати комплексне рішення задля школи, лікарні, ЦНАПу, адміністрації;
• надати необхідну технічну, підтверджувальну документацію.

Плануєте цифровізацію школи, лікарні або іншої установи? Зверніться до Impression Electronics та отримайте консультацію.